Cartilha de Departamento Pessoal
1. Documentos necessários para admissão
Para o processo de admissão, o novo funcionário devera apresentar a relação de documentos abaixo:
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• 01 foto ¾.
Fotocópias
• RG;
• CPF;
• PIS ou PASEP;
• Titulo de Eleitor;
• Histórico escolar;
• Comprovante de Endereço;
• Em caso de pensão alimentícia, copia do acordo ou sentença do juiz;
• Comprovante de quitação com o serviço militar;
• Certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos;
• Carteira de vacinação de filhos menores de 7 anos;
• A documentação para registro deve ser enviada antes mesmo de o funcionário ingressar
na empresa, pois para cadastrar o funcionário no PIS são 10 dias.
Outros documentos solicitados ser necessários, conforme a periculosidade da empresa ou do cargo
para qual esta sendo contratado.
Além dos documentos solicitados, é necessário que a empresa entregue junto com os documentos,
dados como:
• Função que o funcionário ira exercer;
• Horário de trabalho (lembrando sempre que a carga horária é de 44 horas semanais,
permitindo o limite de 2 horas extras diárias);
• Opção pelo vale transporte;
É de responsabilidade do funcionário manter os documentos pessoais atualizados, inclusive
endereço e cartão de PIS/PASEP.
CONTRATO DE TRABALHO
O contrato de trabalho é o acordo de vontades, entre o empregado e empregador, em que o
primeiro se compromete a trabalhar para o segundo, que o remunera. O empregador que não
conferir ao trabalhador todos os direitos trabalhistas pode ser condenado a fazê-lo, com os efeitos
retroativos ao tempo de inicio da prestação do trabalho.
O contrato possui dois tipos de normas, as do sindicato a as do regime interno da empresa.
A norma sindical tem vigência de um ano e é julgada pelos tribunais trabalhistas.
O regime interno da empresa é estabelecido pelo empregador, são normas disciplinares ou concede
direitos mais favoráveis que os previstos na lei.
Os controles dos prazos de validade ficam de responsabilidade da empresa contratante, pois ela
define qual funcionário será efetivado ou não.
2-EXAME MÉDICO
O exame médico admissioanal é obrigatório, para certificar as condições físicas e
psicológicas dos empregados para desempenhar a função.
O exame também se faz necessários anualmente ou a cada troca de função, é o denominado
“Periódico”, e quando o funcionário é demitido, o “Demissional”.
O exame admissional deve acompanhar a documentação para registro.
3- REGISTRO E ATUALIZAÇAO DA CARTEIRA DE TRABALHO
O registro é obrigatório, os empregados devem obrigatoriamente apresentar a sua CTPS para o
registro e as devidas atualizações.
A empresa tem 48 horas para fazer as anotações necessárias ou esta passível de multa em caso de
fiscalização.
4- QUADRO DE HORÁRIO
O empregador esta desobrigado de afixar o Quadro de Horário caso tenha o documento de
registro de presença (cartão de ponto).
Recomendamos que as empresas que possuem motoristas acompanhem a jornada de trabalho
com um cartão manual, mesmo que seja registrado conforme o artigo 62 inciso da I da CLT.
5- JORNADA DE TRABALHO
Legalmente a jornada de trabalho não pode ultrapassar 8 horas diárias nem 44 horas semanais,
podendo o contrato de trabalho fixar jornadas inferiores (art. 58 da CLT e inc XII do art. 7° da
constituição Federal).
Algumas funções exigem trabalhos ininterruptos, a legislação determina jornadas especiais.
Exemplo: telefonista, digitadores.
• Para jornadas superiores a 6 horas de trabalho, é necessário um intervalo de 1 a 2 horas;
• Para jornadas superiores a 4 horas e inferiores a 6 horas é necessário um intervalo de 15
minutos;
• Jornadas iguais ou inferiores a 4 horas não tem intervalo.
Os horários e seus respectivos intervalos são fixados em contrato de trabalho, mas podem sofrer
alterações mediante acordos, após a verificação do Ministério do Trabalho.
Prorrogação da Jornada
A prorrogação ocorre quando a jornada de trabalho, diária ou semanal, ultrapassa os limites
estabelecidos, gerando hora extra. O porcentual de hora extra acompanha o Acordo ou dissídio
coletivo.
Compensação de Horas
As horas que excederem a carga horária normal, diária ou semanal, podem ser compensadas com
diminuição de horas tem trabalho em outro dia, sem que seja necessário o pagamento de adicional
de horas extras.
Existem três espécies de compensação de horas:
• Compensação Semanal
• Compensação de dias intermediários a feriados
• Banco de horas
Quaisquer compensações que a empresa pretende adotar é necessário passar pelo sindicato da
categoria primeiro e ter seu acordo validado.
Duração do trabalho do menor
Menor é o trabalhador com idade entre 14 e 18 anos (art. 402). Não é permitido o trabalho
contratado do menor de 16 anos, salvo na condição de aprendiz, a partir dos 14 anos de idade (art.
403).
É proibido exigir horas extras do trabalhador menor (art. 403 da CLT), exceto em caso de
compensação, mediante a convenção ou acordo coletivo, ou por motivo de força maior.
É proibido o trabalho noturno para menor (art.404 da CLT).
6. FÉRIAS
O período de férias é fixado a critério do empregador dentro do período de gozo, podendo
abranger qualquer época dentro de seus 12 meses.
O empregado devera ser comunicado 30 dias antes da data de inicio das férias, e providenciar o
envio da Carteira de Trabalho para o devido registro, antes mesmo de sair de férias.
Dois dias antes do inicio das férias, o empregado deve receber o valor liquido do recibo de férias
(art.145 da CLT). O recibo desse pagamento deve ser enviado para o arquivo de escritório.
O empregador que deixar de conceber férias a seus empregados ou que as concedes após o
período de gozo estará sujeito ao pagamento em dobro da respectiva remuneração.
Período de Férias
São os dias de descanso remunerado a que o empregado tem direito, na proporção das sua
freqüência ao trabalho. A proporcionalidade da concessão resulta das faltas injustificadas ocorridas
no período aquisitivo, da seguinte forma:
Faltas no período aquisitivo Dias de Férias
Ate 5 18 dias corridos
De 6 a 14 24 dias corridos
De 15 a 23 18 dias corridos
De 24 a 32 12 dias corridos
Dias de Férias na Minijornada
Para os empregados contratados em jornada reduzida, os períodos de férias serão (art. 130 da CLT).
Carga horária semanal de trabalho Dias de Férias
23 a 25 18
21 a 22 16
16 a 20 14
11 a 15 12
6 a 10 10
5 ou menos 08
Para os empregados que trabalham em minijornada não é demitido o parcelamento de férias nem a
opção pelo abono pecuniário.
É importante assinalar que os dias de férias (inteiros) tem de ser usufruídos pelo o empregado
dentro do período de gozo, isto é, nenhum dia pode recair além desse período.
Abono Pecuniário de Férias
Todo empregado tem o direito de optar pela conversão de um terço de suas férias em dinheiro.
Essa opção precisa ser formalmente manifestada pelo empregado.
Havendo a opção pelo abono, o empregado gozara dois terços de suas férias e receberá um terço
do dinheiro (art.143).
Exemplo para empregado com direito a 30 dias de férias:
• 20 dias = descanso;
• 10 dias = em dinheiro, sem descanso.
Parcelamento do período de férias
Por força do artigo do art. 134 da CLT, as férias devem ser gozadas em um só período. Seu
parcelamento somente é admitido para maiores de 18 anos e menores de 50 anos (art. 134, 2º) e em
excepcionais, em dois períodos, um dos quais não pode ser inferior a 10 dias (art.134 1°). O
empregado estudante, menor de 18 anos terá direito a fazer coincidir suas férias com as férias
escolares.
Durante as férias, o empregado não poderá prestar serviço ao empregador.
Férias coletivas
As férias coletivas poderão ser concedidas a todos os empregados ou aos determinados setores da
empresa (art. da CLT), observados dois períodos anuais, desde que nenhum deles seja inferior a 10
dias ocorridos (1°).
O empregador devera comunicar ao Ministério do Trabalho por meio da DRT (Delegacia Regional
do Trabalho), com antecedência mínima de 15 dias. Em igual prazo o empregador enviara copia
dessa comunicação ao sindicato representativo da respectiva categoria e providenciara a fixação de
avisos nos locais de trabalho.
7. VALE TRANSPORTE
O empregador é obrigado a fornecer vale transporte em numero necessário para o deslocamento do
empregado de casa para o trabalho e vice-versa, “conforme declaração de deslocamento” assinada.
Os vales são entregues ao empregado no inicio do mês, e depois descontado em folha de
pagamento, até o limite de 6% do salário do empregado.
Mas o funcionário só fará jus se realmente utilizar o transporte
8. DISSÍDIO COLETIVO
Toda empresa tem um sindicato que representa sua categoria, cada sindicato tem uma data
especifica para dar aumento salarial, é a “Data base”.
Em respeito a lei, não pode dispensar nenhum funcionário no prazo de 30 dias que antecede a
“Data base”.
Caso ocorra a rescisão nesse período, acarretara uma multa de um salário atual do empregado.
9. DEMISSÕES x AFASTAMENTOS
Antes de comunicar o funcionário de sua demissão, é necessário consultar a convenção coletiva ou
órgão competente.
Casos especiais:
O empregado em contrato de experiência deve ser comunicado antecipadamente que não será
efetivado pela empresa.
Afastamento por auxilio – doença, licença-maternidade ou outros, exceto por motivos de acidente
de trabalho, podem ter ou não suas estabilidades fixadas em convenção coletiva.
Em especial, o empregado acidentado em trabalho, tem uma estabilidade de 12 meses, sendo
assim, não poderá ser dispensado ate o termino da estabilidade.
Comunicação da rescisão do contrato de trabalho
O empregador deve comunicar ao empregado a sua dispensa por carta que contenha todos os
dados do desligamento, alem da data e horário para homologação.
A empresa não pode deixar de maneira alguma, que o empregado saia da empresa sem
assinar a comunicação de dispensa.
Homologação
O ex-empregado deve estar ciente de suas verbas rescisórias.
Todo o empregado mais de um de emprego, a quitação somente será valida ser for realizada com a
assistência do Sindicato ou do Ministério do Trabalho.
Para os menores de 18 anos, a quitação das verbas rescisórias se dará somente na presença de seus
pais ou responsáveis.
Os prazos para o pagamento das verbas rescisórias devem ser respeitados, o não comprimento dos
prazos acarreta alem de multa em fiscalização do trabalho, o pagamento ao empregado de uma
multa equivalente a um salário.
Prazos para quitação
Ate o 10° dia a contar da data de notificação da dispensa, nos casos de dispensa sem justa causa e
pedido de demissão sem o cumprimento o aviso prévio;
Dia útil seguinte ao ultimo dia trabalhado, nos casos de termino de contrato e cumprimento de aviso
prévio.
Pontualidade nos recolhimentos
As guias referentes aos recolhimentos dos encargos dos empregados, devem estar com seu
pagamento regular, pois a ausência pode gerar uma futura fiscalização ou reclamação trabalhista.
10. ROTINA TRABLHISTA
Quando devo enviar as documentações para o escritório?
Registro de empregado -empresa, pois é necessário incluir o empregado no Programa de Integração Social (PIS) são 10 dias.
Os registros de empregados somente serão feitos, mediante apresentação da relação da
documentação solicitada.
Atualização e dados –nascimento de filhos, alterações em documentos ou outros; o escritório devera ser comunicado imediatamente.
Comunicação de férias –programação de férias. No inicio do ano será enviado um relatório com vencimento de férias,
ficando na responsabilidade da empresa determinar o período de gozo.
Alterações de cargos e funções -pagamento (dia 25 de cada mês).
Rescisão de contrato – comunicar o escritório com pelo menos 10 dias de antecedência no caso do
aviso prévio indenizado, pois há um processo para ser feito.
Envio de cartão de ponto para o fechamento da folha de pagamento – ate 25 de cada mês, as
horas extras, comissões, faltas; qualquer ocorrência após esta data será lançada no mês subseqüente.
Caso a empresa não apresente nenhuma alteração ou fato ocorrido no mês dentro da empresa,
faremos a folha de pagamento conforme informações constantes no cadastro do sistema.
Nenhuma informação será passada diretamente ao funcionário, senão por intermédio do
proprietário ou responsável pelo RH da empresa.
Qualquer desconto em folha de pagamento, que não estiver estipulado na CLT ou C.C.; será
exigida uma autorização do funcionário por escrito.
Em caso de contratação de autônomo/trabalhador avulso, favor comunicar ao escritório para que
seja feito o calculo do INSS e IRRF para desconto no pagamento. No recibo de pagamento, deve
constar, o numero do CPF e NIT do autônomo/trabalhador avulso, tal recibo deve ser enviado ao
escritório ate o fechamento da folha, todo dia 25 do mês,
Todo documento que o departamento pessoal do escritório entregar para a empresa, tais como:
livro de registro, holerites, recibos de férias, entre outros; deverão voltar para o escritório
devidamente assinados pelos funcionários e empresa.
Rua Marajó, 183 – Jd. Barbosa – Guarulhos – SP CEP: 07177-330
PABX: 11 2441-9279
E-mail: ageu@ageuassessoria.com.br / www.ageuassessoria.com.br
